Nachhaltige Beschaffung in der Stadtverwaltung
Kurzbeschreibung - Um was geht's genau?
Anfang 2020 hat der Zentrale Einkauf der Stadt Bochum begonnen, seine Prozesse auf Nachhaltigkeit zu prüfen. Es wurden faire, ökologisch und ökonomisch Kriterien wie „keine Kinderarbeit“, „wenig CO2-Ausstoß“ und „Langlebigkeit“ festgelegt, um nachhaltiger zu beschaffen. Der gesamte Beschaffungsprozess wurde außerdem digitalisiert, um Papier zu vermeiden und läuft seither vollständig digital ab. Dies gilt auch für das Verfassen von Angeboten, z.B. im Baubereich. Es werden allein dadurch 33 Meter Papier im Jahr gespart (90 % Ersparnis).
Gleichzeitig wurde der Bedarf der einzelnen Fachämter gebündelt, um Kaufkraft zu generieren und größtmögliche Planungssicherheit zu verschaffen. Für die Neuausrichtung wurden von dem Referat Zentraler Einkauf, der Stabsstelle Klima und Nachhaltigkeit sowie verschiedenen Bedarfsstellen eine Strategie entwickelt. Dieser Fahrplan wird nun Schritt für Schritt umgesetzt.
Seit 2024 werden bei der Vergabe von Dienst- und Schutzkleidung zu 80 % die nachhaltigen Kriterien beachtet. Dafür wurden zusätzliche Nachhaltigkeitskriterien in die Ausschreibungen aufgenommen. Zudem wurde auf faires und nachhaltiges Büromaterial umgestellt. Vorausgegangen war eine entsprechende Bestandsaufnahme, damit bereits fair gehandelte Produkte innerhalb der städtischen Beschaffungspolitik erfasst werden konnten. Kaffee, Tee und Kakaoprodukte werden bereits seit Jahren fair erworben. Die PKW-Flotte in Bochum ist mittlerweile komplett auf E-Autos umgestellt. Die Produkte werden im Beschaffungsprozess anhand einer Wertungsmatrix hinsichtlich Nachhaltigkeitsaspekten und den sachlich/fachlichen Anforderungen beurteilt.
Mehrwerte – Was bringt's?
- Durch das Bündeln vom Bedarf in Rahmenverträgen entsteht Planungssicherheit für Lieferanten und die Kommune. Auch Ausschreibungen müssen seltener gemacht werden, das bündelt Ressourcen und Zeit.
- Die Stadt Bochum setzt durch das Engagement ein klares Zeichen für nachhaltige Produkte.
- Es findet eine Vernetzung der Ämter statt, was eine gute Zusammenarbeit erleichtert.
- Papier-Einsparungen.
- Es gibt viele positive Erfahrungen der Mitarbeitenden bei der Auswahl nachhaltiger Produkte ("Das bestehende Produkt ist nicht immer das beste"). Nachhaltige Alternativen werden somit als gute und erstrebenswerte Alternativen angesehen.
Umsetzung – Tipps für andere Kommunen
- Wichtig ist, Akzeptanz für nachhaltige Beschaffung in der Verwaltung und der Gesellschaft zu erzeugen. Es können nicht alle Bestellungen geprüft werden, daher ist die Akzeptanz besonders wichtig. Beispiele sind Angebote wie Seminare und Bürgerevents wie die Fair-Trade-Woche.
- Es ergibt Sinn, sich realistische Ziele zu setzen und nicht alle Bereiche auf einmal umstellen zu wollen.
- Die Bereitstellung und Darstellung von Best Practice Beispielen hilft bei der Umsetzung. Diese werden vor der Vergaben mit den Beteiligten kommuniziert.
- Gesammeltes Wissen sollte aufgearbeitet und in Themenbereiche aufgeteilt werden, sodass relevante Informationen kurz und verständlich weitergeleitet werden können.
- Einfach mal ausprobieren und anfangen.
Erfahrungen – Was wurde gelernt?
Was lief besonders gut?
- Wir haben zwei Seminare zur allgemeinen Beschaffung und nachhaltigen Beschaffung konzipiert, welche kontinuierlich angeboten werden. Hier wird Wissen über die Prozesse und Regelungen zusammengestellt und vorgestellt, um den Bedarfsstellen die richtigen Regelungen an die Hand zu geben. Für die Ämter ist das kostenlos. Die Kommunikation zwischen den Ämtern wird kontinuierlich gestärkt und der persönliche Kontakt hilft bei der Umsetzung und steigt die Akzeptanz.
- Die Informationen werden immer schnellstmöglich weitergeben und durch Newsletter veröffentlicht.
- Die Zusammenarbeit mit der Stabsstelle funktioniert super, es besteht ein enger Kontakt und regelmäßigen Austausch.
Was würdest Du rückblickend betrachtet anders machen?
- Zum Start hätten wir mehr Praxisbeispiele heraussuchen können.
- Wir hätten von Beginn an verbindlicher in der Umsetzung sein können, um Ausnahmen zu reduzieren. Ein Ratsbeschluss wäre sinnvoll gewesen, um die Verbindlichkeit zu steigern.
